» projektura.org
    nature of the business strategy

Strateška uloga ITa
Dizajn organizacije
Dizajn usluga (PSO)
Upravljanje projektima

Microsoft Project Conference 2006 Munich

iz prve ruke tek nekoliko dojmova o novom Project 2007 programskom paketu...
 

Ono što ste do nedavno znali kao Project 12 odnedavno se službeno zove Microsoft Project 2007 (klijent) odnosno Microsoft Project Server 2007 (server, naravno). Microsoft je nedavno imao značajniju prezentaciju ovih proizvoda, pa je tako nakon USA na red došla i Europa, odnosno Microsoft Project konferencija u Minhenu, 22 i 23. 02. 2006.

slika: gotovo nepromijenjeno sučelje Microsoft Project 2007 klijenta (za sada) 

Ono što je uočljivo na prvi pogled: klijent nije doživio previše izmjena (nekako logično) te je najviše izmjena napravljeno na serverskoj strani, a premijeru pod Microsoft kapom je doživio i UMT, odnosno set njegovih alata vezanih u project portfolio management.

Project 2007 Client

Sam klijent još uvijek vuče svoj vizualni identitet iz 2003 verzije, ali u Microsoftu napominju da će se ovo vjerojatno promijeniti, barem gledajući kako izgleda nova verzija Microsoft Office 2007 sučelja. Tek nešto malo grafičkih dizajnerskih promjena može se uočiti na Gantt Chartu (kažu, sada to izgleda profesionalnije?) gdje su uvedeni 3D barovi i promijenjene neke sitnice. No ništa što se ne bi moglo dodatno prilagoditi ili vratiti na staru verziju. No, ispod žita su neke nove promjene, kao što su MultiLevel Undo, Tracking Changes itd...

Undo Changes

Napokon (odnosno, nakon nekoliko godina upornog zahtijevanja korisnika da se implementira) pojavljuje se MultiLevel Undo - vro slična funkcionalnost kao kod raznih Microsoft alata. No, ako znate kako funkcionira Microsoft Project, scheduling undo je prilično zahtjevna stvar i zahtijevala je reorganizaciju cijelog enginea koji leži ispod Microsoft Projecta. Sada ste u prilici napraviti višestruki undo svojih akcija, uključivo i undo macro akcija koje su uglavnom veći problem svih Office alata. Zanimljivo je da je dubina Undo akcija čak 99 akcija tako da možete vratiti svoje akcije prilično unazad (ali ako vam treba 99 akcija unazad, onda imate drugi tip problema). Druga zanimljivost je da Undo prati i okruženje u kojem je akcija nastala, tako da tijekom rada s Undo komandom ista otvara prozore i poglede koji prikazuju gdje je akcija nastala (na primjer, ako radimo Undo na resursima, otvara se prozor resursa kako bi vidjeli gdje se promjena događa). Zvuči trivijalno kada radite u Wordu ili Excelu ali kod višestrukih pogleda i informacija u Projectu…

Change Tracking

Ne znam da li bi ovu funkcionalnost baš ovako nazvao, ali mislim da odgovara ideji. Dakle, vrlo jednostavno rješenje: koristimo Gantt Chart i gledamo što će se dogoditi ako promijenimo pojedinu informaciju u pogledu. Problem je stari: promijenite podatak o tome koliko će pojedini zadatak trajati (npr. sa 5 na 6 dana) i nemate pojma na što sve utječe ova promjena. Novo je to da će Project označiti (pobojati) pojedine zadatke na koje ta promjena utječe (na primjer, pomjera ih u schedulingu).

slika: izgled Gantt Charta nakon izmjene jednog od podataka

Time je vizualno jasno označeno što se mijenja. Naravno, Undo Changes će vratiti podatke u prethodno stanje, a time će se i promijeniti bojanje pojedinih zadataka. Zanimljiva funkcionalnost koja vam omogućuje da lako vizualno uočite gdje se promjene događaju.

Task Drivers
 

Jeste li ikada imali problema shvatiti što su ovisnosti pojedinog zadatka? Task Drivers radi upravo to - objašnjava vam što je preduvjet pojedinog zadatka i koji zadaci prethode pojedinom zadatku kako bi lakše mogli upravljati prethodnim zadacima (na primjer, da bi skratili vrijeme trajanja pojedinog zadatka).

slika: Task Drivers
 

Task Drivers se pojavljuje na lijevoj strani ekrana i mijenja se bilo da vi kliknete na jedan od zadataka u Gantt Chartu ili da klikate na veze koje se pojavljuju u samom Task Driveru. Super upotrebljivo.

Visual Reports

Ako vam je išta bitno u upravljanju projektima - onda je to komunikacija. PMBoK kaže da se uloga upravitelja projekta odvija 80% u komunikaciji prema stakeholderima, a ako je to točno, onda nam je reporting prilično značajna stavka u upravljanju projektom. Ako pogledate kako s rješena izvješća danas u Projectu - onda je to vrlo jadno. Osim što imate predefinirana izvješća koja je prilično teško promjeniti (a da ne pišem o nemogućnosti exporta), onda ste ograničeni na export podataka kroz tablice te smišljanje reporta koje morate imati da bi prenijeli poruku stanja projekta.

Visual Reports značajna je promjena (i dobrodošla) u novom izdanju Projecta. Kao prvo, dolazi se predefiniranim setom izvješća za koja vjerujem da će pokriti preko 80% zahtjeva koje prosječni upravitelj projekata može imati. Za početak, jednostavno je definirati gdje će se izvješća generirati (dakle, nema više internog formata generiranja izvješća) već se omogućuje da se izvješća generiraju ili u Excel formatu ili u Visio formatu (Project 2007 ne zahtjeva novi Excel, ali zahtjeva Visio 2007 zbog određenih novih mogućnosti). Potom, izvješće se generira u odgovarajućem formatu, a na vama je da i ćete ga i kako kasnije koristiti. Naravno, moguće je definirati template za sva izvješća, tako da jednom definirate template i potom se sva izvješća generiraju u vaše templateu - izvrsno za korporativna izvješća o stanju projekta.

Ako vam ne odgovaraju postojeća izvješća jednostavno je generirati OLAP kocku (ovdje, Pivot tablicu) na osnovu koje onda jednostavno možete napraviti gotovo bilo kakvo izvješće koje zamislite.

Budget / Cost Resources

Iako ovo nije na nivou jačih alata - dodana je mala podrška za praćenje realizacije budžeta. Dakle, ne očekujte da u ovom alatu možete kreirati budžet, ali vam može pomoći u praćenju realizacije istoga kroz projekte koje se odvijaju. Budget Tracking je isto tip resursa - Budget Resource - bilo koji tipa resursa može biti budžet resurs i može se dodijeliti samo na Project Task - ne i na niže elemente kao što je recimo sam zadatak. Za one koji upravljaju troškovnim organizacijama, dodano je polje Cost Center kako bi mogli jednostavnije pratiti realizaciju kroz troškovne centre.

Cost Resources je novi tip resursa koji od ove verzije postoji u resursima. Jedan ili više Cost Resources resursa može se dodijeliti pojedinom zadatku i nemaju učinka na pridodati rad odnosno na vrijeme njegovog izvršavanja. Na primjer, jedan od Cost Resourcea može biti i Travel Cost (dakle troškovi putovanja) i on se jednom definira u Resource Listi i potom koristi po potrebi u Gantt Chartu projektura (ili u kojem već pogledu).

Project 2007 Project Web Access

Poznato Web sučelje za Project Server doživjelo je ne samo kozmetičke promjene. Ovog puta sve je integrirano u SharePoint Portal okruženje te su pristupi prema Project Serveru tek cijeli niz prilagođenih alata i Web Partova koji omogućuju rad s Enterprise okruženjem. Cijeli niz je novih mogućnosti, pa ću opisati samo neke.

slika: Project Server 2007 Web Access
 

Project Proposals

OK, nisu svi projekti odmah projekti :) Nešto je i u mogućnostima, inicijativama, ad-hoc akcijama, itd. Project Proposals su zapravo super lagani projekti - i kreiraju se putem PWA portala (nije ih moguće kreirati putem Project Standard/Proffesional klijenta). Inicijalno, kreira se SharePoint site na kojem se definiraju pojedini resursi koji pripadaju tom Proposalu te određuju osnovne stvari kao što su početak i kraj pojedinog zadatka (ne mora to biti samo zadatak), pripadni resursi zadatka itd. Čak vam se iscrtava i mali Gannt Chart koji se ponaša gotovo kao i Gantt Chart na klijentskoj verziji.

Jednom kada se odluči da projekt prelazi iz stanja Proposala na "pravi" projekt, radi se jednostavni "Upgrade" statusa projekta i projekt se objavljuje kao standardni projekt na Project Serveru. Do tada se projekt (dakle dok je u statusu Proposala) ne pojavljuje na listi projekata na Project Centralu. Za zapamtiti je da nema povratka nazad, dakle ne možete full projekt pretvoriti u Proposal :)

Timesheet

Kako je već i najavljeno, Project Server i Project klijent su napravili veliki korak prema praćenju Professional Services Organization (PSO) organizacije. Takva organizacija ne prati samo "projekte" u smislu radnih zadataka i trajanja, već i uporabu i rad resursa, troškove, budžetiranje itd.

Velika promjena u odnosu na prošle verzije je značajna investicija u području praćenja rada djelatnika na projektu i to kroz radne kartice (timesheets). Iako možda izgleda jednostavni zadatak, oni koji administriraju te zadatke znaju da je prilično teško pratiti što vam ljudi stvarno rade. Administracija je ovdje najzabavnija jer jednom kada se sve postavi, ljudi samo upisuju svoje kategorije rada i sate.

Jednostavno, ova funkcionalnost omogućava upisivanje i praćenje rada djelatnika na tjednoj, mjesečnoj i godišnjoj bazi, ovisno kako ste definirali periode. Periodi za koji se unose dnevni statusi mogu se definirati po želji (npr. 52 perioda koji počinju 1.7.2006, odnosno prvog radnog dana).

S stanovišta uporabe, interesantno je da djelatnici svoje sate mogu unositi koristeći Outlook i PWA (naravno, uz standardni Project klijent). To znači da djelatnik svoje sate može unijeti i putem Outlooka uopće ne otvarajući Project klijent - odnosno ako je negdje kod korisnika može koristiti Internet i PWA da bi to učinio.

Administrativni zadaci - na primjer, što upisati kada se ne radi, bilo da ste na godišnjem odmoru ili ste bolesni ili ste na godišnjem odmoru. U to vrijeme ne radite na projektima, ali je bitno pratiti gdje ste (odnosno kako ste potrošili svoje "sate"). Administrativno vrijeme ima jednaku težinu i kao pojedini zadatak (vi ste na sastanku i recimo "ne radite ništa", odnosno ne radite na pojedinom zadatku). Kao i drugi elementi i na ove se može postaviti proces odobravanja (approve) tako da morate dobiti odobrenje za sate koje planirate administrativno utrošiti (dakle, ako idete na godišnji odmor logično bi bilo da ih netko mora odobriti).

Druga zanimljiva činjenica je da djelatnik može, ako sustav to dozvoli, unijeti "freeform" sate koji  ne pripadaju niti jednom projektu, ali se ipak "događaju" u radnom tijeku dana. Ugrađen je i workflow proces odobravanja sati (koji se temelji na Windows Workflow Foundation modelu te Microsoft Visual Studio programskom okruženju).

No, ovo još uvijek nije zamjena za profesionalna rješenja koja PSO koriste (npr. ChangePoint). Na primjer, nije implementiran unos troškova (expenses) koji je gotovo obavezan za bilo kojeg konzultanta / profesionalca koji svoje vrijeme provodi na terenu.

Microsoft Project Portfolio Management Tools

Ako ste pratili zadnje vijesti na području alata za upravljanje projektima, onda ste već mogli primijetiti da je Microsoft nedavno kupio tvrtku UMT kao i njene alate za portfolio management. Iako alat još nije integriran u Project Server, Microsoft je prikazao osnovne mogućnosti UMT alata na području pripreme i analize projekata u enterprise organizaciji. Kritična rješenja koje UMT rješava su pitanja kako uspostaviti vrijednost svakog pojedinog predloženog projekta, kako prebaciti poslovnu strategiju u rješenja koja se trebaju implementirati i na kraju - kako odabrati pravo rješenje koje najviše pridonosi ukupnoj strategiji organizacije. Pojednostavljeno - gdje alocirati budžet i resurse kako bi ostvarili financijske i poslovne ciljeve.

slika: Portfolio Builder, odnosno My Scorecard.
 

Osnovni dijelovi UMT alata su:

• Builder - centralni repozitorij o prijedlozima projekata, ali i o pravilima poslovne metrike koje organizacija posjeduje i prema kojima se projekti vrednuju (npr. Innovation, Customer Satisfaction itd) i koje definira sama organizacija.
• Optimizer - proces odlučivanja o potencijalnim projektima putem poslovne metrike, evaluacija i optimizacija portfolia uporabom projektnih vodiča koji pokreću razne analize i akcije koje omogućuju optimizaciju poftfolia. Naravno, projekti se evaluiraju prema poslovnim metrikama koje su postavljene u Builder i daju se osnovne projekcije portfolia - na koji naravno možete utjecati i sami (npr. jedan projekt mi je bez obzira na ROI ili Cost bitniji od drugog).
• Planner - praćenje projekata i balansiranje ideja s mogućnostima, vremenom i kompetencija koje možete iskoristiti.
• Dashboard - trenutno praćenje stanja portfolia projekata

slika: Optimizacija portolia putem Optimizera

Jasno je da vam za ovo treba potpuna potpora starijeg managementa - uprave jer se na ovaj način želje pojedinaca gube jer je prioritet potreba organizacije - ipak je ovo strateški alat. UMT se temelji na Microsoft tehnologijama, poglavito Project Serveru, ali zahvaća i SPPS, SQL Reporting Services, Indeks Server itd… U svakom slučaju odličan poslovni dodatak (ili obratno) potpunom setu Enterprise Project Management usluga. Ali ovo je premali tekst da bi vam pokazao sve mogućnosti ovog alata... možda jednom drugom prilikom.