» projektura.org
    nature of the business strategy

Strateška uloga ITa
Dizajn organizacije
Dizajn usluga (PSO)

Upravljanje projektima
» projektne metodologije
» projektni alati
» projektni predlošci
 

Minimalni zahtjevi za bilo koji projekt

Iako postoje formalne metodologije kao što su ovdje Projektura@Work, ponekad je potrebno (pogotovo za kratke i manje složene projekte) smanjiti količinu dokumentacije i overheada koji prati kratku isporuku projekta. U nastavku je ideja koji bi dokumenti MORALI pratiti BILO KOJI projekt (odnosno, koji tip informacije se mora poznavati da bi projekt bio popraćen kvalitetno).

Ovisno o tome koliko je resursa i koliko je vremena uključeno u projekt, informacije je moguće pisati kao posebne dokumente ili kao poglavlja jednog dokumenta.

Dokument/Poglavlje: Vizija / Doseg

• izjava o problemu korisnika: od ovog se počinje - koji problem rješavamo kod krajnjeg korisnika i zbog čega je projekt započet. Idealno bi bilo kada bi korisnik definirao svoj zahtjev, ali u dobrom dijelu slučajeva kvalitetni opis problema ipak mora napraviti zajedno s konzultantom na projektu.
• izjava o viziji projekta: što je ultimativna vizija projekta - bez detalja i nepotrebnog opterećivanja tehničko procesnim detaljima koji ne pripadaju u viziju. Idealno bi vizija trebala biti jedna do dvije rečenice.
• korisnički scenariji i profili korisnika: početni detalji koji će se kasnije razviti u funkcionalnu specifikaciju projekta. Pristup zahtjeva rad s pojedinačnim krajnjim korisnikom koji definira svoj profil te definira scenarije uporabe budućeg rješenja. 
• koncept rješenja: općeniti koncept rješenja pisan ne-tehnološkim rječnikom, pogotovo ne uz uporabu određenih proizvoda / produkata. Koncept rješenja mora razumjeti bilo koji CxO nivo krajnjeg korisnika, bez detalja i razrade pojedinim mogućnosti.
• doseg projekta: lista (poredana po prioritetima) koje elemente će sadržavati rješenje, odnosno koje mogućnosti će rješenje donijeti. Idealno, listu sastavljaju i konzultant i krajnji korisnik i obojica potpisuju doseg projekta. Isto tako, sastavlja se i lista onoga što nije doseg projekta (možda je ovo i važnije nego doseg projekta) kako bi se postavila prava očekivanja korisnika.
• ovisnosti u projektu: potrebno je navesti ovisnosti, odnosno preduvjete koje projektni elementi očekuju. Logično je da pojedine elemente ne možete izvesti ako ne postoje preduvjeti za to - preduvjete je potrebno osigurati prije no što projekt počne ili ih treba uključiti u projekt kao projektne aktivnosti. U svakom slučaju, potrebno je navesti listu preduvjeta, s datumima kada ih treba riješiti te tko je odgovoran za njihovo rješavanje.
• ciljevi zainteresiranih strana: potrebno je navesti ciljeve svih zainteresiranih strana u projektu (stakeholders) uključujući poslovne ciljeve i / ili ciljeve u dizajnu.
• resursi koji će se koristiti u projektu: navesti sve resurse koji će biti na neki način upotrebljeni u projektu, bez obzira da li se radi o djelatnicima (dakle, ljudski resursi) ili materijalni resursi.
• vremenski okviri trajanja projekta, događanja koja je potrebno organizirati tijekom projekta te projektne isporuke uključujući kickoff sastanak s ključnim stakeholderima, radni sastanak (workshop) na kojem se definiraju elementi projekta, edukacija, radni prototip te vlasništvo nad znanjem projekta (IP)

Dokument/Poglavlje: Upravljanje rizikom

Dokument/Poglavlje: Struktura projekta

Potrebno je navesti detalje tko se sastaje s kim i kada, uključujući i kontakte svih osoba involviranih u projekt. Isto tako, da li se koristi Intranet / Extranet site i da li se i gdje koriste dijeljene mape u projektu. Pored toga, moguće je navesti koji elementi projektne metodologije se koriste, da li i u kakvom obliku će se provoditi pilot projekti i / ili Proof of Concept pristup, kako će tim raditi zajedno, gdje i kada se izvode pregledi ključnih točaka projekta (milestones) itd.

Dokument/Poglavlje: Mapa stakeholdera

Matrični prikaz svih uključenih strana i njihove uloge, tko je i na koji način povezan s pojedinim osobama, koji su ključni kontakti i koja je njihova "težina", tko je bio na kojem sastanku i prezentaciji itd.

Dokument/Poglavlje: Naziv projekta / LOGO projekta

Iako izgleda na prvi pogled nebitno, BITNO je imati naziv projekta (makar bio i interni) te logo projekta (nije nužno). Kompletna dokumentacija mora biti označena s nazivom i logom projekta radi brze identifikacije.

Aktivnost: Organizirati projektni kick-off sastanak

Na sastanku moraju biti svi stakeholderi, gdje se okuplja tim i objavljuje što je točno "dobar i uspješan" završetak projekta. Na ovom sastanku se objavljuje vizija projekta i potpisuje se doseg vizije. I drugi elementi se prolaze na sastanku, za više informacija možete pogledati u Projektura@Work metodologiju.

Dokument: Pregled projekta

Zanimljivo je napraviti dokument od jedne ili dvije stranice koji daje pojašnjenja na visokom nivou što zapravo rješava projekt. Dokument je potrebno kreirati kao PDF i distribuirati ga na širu publiku. Dobar primjer ovakvih dokumenata su razni studiji slučaja (case studies) koje je moguće pronaći na Internetu.

EMail: Projektni newsletter ili regularna izvješća o projektu

Da bi interni tim (ali i svi stakeholderi) imali kontinuirano izvješćivanje o projektu, potrebno je kreirati projektni newsletter ili barem email s tjednim updateom o projektu. Naravno, vrijeme izvješćivanja se može razlikovati od projekta do projekta, to je nešto što se dogovara s krajnjim korisnikom i ostalim stakeholderima projekta.

Aktivnost: redovni sastanci s ključnim kontaktima projekta

Aktivnost: praćenje utrošenog vremena na projektu

Bez obzira na to da li ste potpisali fixed price tip ugovora ili time & material tip ugovora (ili neki treći) praćenje utrošenog vremena na projektu jedna je od ključnih aktivnosti. Ne samo da možete prijaviti koje vrijeme ste proveli na projektu, nego i specificirati to vrijeme - poglavito ako je isto povezano s projektnim planom (a trebalo bi biti tako).

Aktivnost: uspostavljanje projektnog web sitea

Iako se na prvi pogled čini da bi ovo moglo biti više vezano uz IT projekte, uz današnju jaku uporabu kolaboracijskih alata i Interneta općenito, uspostava zajedničkog web sitea (odnosno, portala) za dijeljenje informacija o projektu najbolji je način za uspostavljanje zajedničkog mjesta rada i dijeljenja informacija kako interno za tim tako i za vanjske članove tima. Današnji izbor gotovih portala je izuzetno velik, a omogućuju vam da se s bilo kojeg mjesta putem Interneta (odnosno, Extraneta) prijavite na timski portal i radite na projektu. Time, portal postaje dostupan putem URL adrese kao šti je npr. project.company.com.