» projektura.org
    nature of the business strategy

Strateška uloga ITa
Dizajn organizacije
Dizajn usluga (PSO)
Upravljanje projektima
 

Vrijedi li započeti ovakvu temu? Kakav treba biti upravitelj projekata? Gledano s stanovišta znanja - ovdje je to prilično jasno... uzmete 5 procesa te 9 poglavlja znanja koje propisuje PMI i tu morate biti doma. Kada vas probude u 02:30 zato što se <umetni ovdje bilo koji razlog koji vam je dovoljno dobar> vi jednostavno znate što treba napraviti. Smatraju vas uspješnim liderom/menadžerom/voditeljem projekta/članom tima. No koje su vaše "unutrašnje" kvalitete? Koji je "skills requirement"?

Kako grupirati bitne vrijednosti?

Da bi bili uspješan voditelj projekata i kvalitetno se "sukobili" s izazovima koji vam predstoje, trebat će vam cijeli niz znanja, sposobnosti i mudrosti koje možete skupiti u svom kratkom životu kako bi uspješno doveli projekt do kraja. Pravilo broj 1: svi su vam neprijatelji. Korisnik - bez obzira što izvodite projekt za njega - tražit će više i više za cijenu koju vam je ionako on zadao. Projektni tim - napraviti što manje i što brže za cijenu koju ionako oni nisu odredili. Stakeholderi - tražit će zaštitu svojih privatnih interesa bez namjere da vam odaju o kojim se interesima radi. Sami ste kao - Pale sam na svijetu. Sve ovisi o vama. Vaš jedini prijatelj - ste vi sami. Što vam treba?

1. znanje o procesima koji pripadaju domeni upravljanja projektima

2. znanja o interpersonalnoj komunikaciji i znanja o ponašanju pojedinaca

3. znanja o trenutnim tehnologijama koje se mogu ili se primjenjuju na projektima

4. znanje o tome što koje su vaše životne vrijednosti

Znanje o procesima? PMI? PMBoK? Neka druga metodologija?

U pravu ste - sve što vam treba obuhvaćeno je gornjim naslovom. Ljudi ta znanja uobičajeno zovu "hard skills" - mehanika upravljanja projektima. U tu domenu potpadaju znanja o alatima, tehnikama i tehnologijama upravljanja projektima, ali što je puno bitnije, kao ih primijeniti i iskoristiti u projektu. Na žalost, ako nemate talenta za upravljanje projektima (bez obzira što će vam govoriti da se sve u životu može naučiti - vjerujte - ne može), nema te metodologije koja će vam pomoći. Kako napredovati u projektu? Kako pripremiti doseg projekta? Što reći i što istaknuti na sastanku? Kako napisati status i izvješće projekta? Kako voditi promjene na projektu? Itd... pitanja su koja su vam poznata i na koja ljudi odgovaraju iskustvom (on -the-job-experience), školovanjem (treninzima), samoedukacijom i sličnim pristupima. Takav skill-set glavni je fokus metodologija kao što su PMBoK, IPMA, PRINCE 2 itd...

No interesantno je možete li voditi projekte i bez ovih znanja? Sada, kao kvalificirani upravitelj projekata, rekao bih - nema teorije, ali dok sam, desetak godina ranije, radio upravo to - činilo mi se da znam sve što trebam znati o tome (no, dobro, moje kolege tada u MicroLABu možda se ne bi složile samnom). Kako smo završavali projekte - sam Bog zna. Sada mi se čini da je to većinom bio skup sreće i činjenice da stvarno nikada i nismo završavali projekte nego bi jednostavno projekti otišli u - fade out.

Behaviours? Interpersonal Communication? Intangible Values?

Teorija kaže da snaga upravitelja projekta leži u mogućnosti upravitelja da ostvari određene zadatke kroz članove projekta. A to ćete teško ostvariti ako vam nedostaje onih "ljudskih" ili soft-skills znanja, odnosno znanja o tome kako ćete raditi sa ljudima - bez obzira gdje se oni nalazili u projektu. Znamo za neke vrlo bitne odrednice soft-skills problema:

• rad s timom i individualno liderstvo - razvoj tima te upravljanje istim ovisno o statusu i napretku projekta. Myer-Briggs? Maslow? Hertzberg? Tuckman? Ovo vam ne znači ništa, ili ste jedva čuli za to? Ako ste u toj kategoriji, pripremite se na višegodišnje školovanje o stvarima za koje niste niti mislili da će vam trebati u životu.

• glasovna (verbalna) i pismena komunikacija - ekstroverti bi ovdje mogli dobiti koji bod više, a i činjenica da ste bili redovni na satima književnosti može biti od pomoći.

• rješavanje konflikta u timu - i to na nekoliko načina: izbjegavanjem, pregovaranjem, zapovijedanjem, izglađivanjem, rješavanjem problema... a i pristup "biča božjeg" nije na odmet kada zatreba.

• pregovaranje - ili što bi naši rekli - politika. Ako se zna da se 80% vremena na projektu odnosi na komunikaciju, onda se barem trećina tog vremena troši na pregovaranje. Ako su vam svi neprijatelji, kao što sam napisao, onda morate pregovarati da bi ostali živi. Ako ste tu tanki, onda ste - u banani.

• postizanje utjecaja na sve, grupe ili pojedince. Vrlo vezano uz pregovaranje u prethodnoj točki, mada se razlikuje način na koji ćete postići svoju poziciju u pregovaranju. Naravno, kao upravitelj projekta uvijek možete krenuti iz pozicije hijerarhije, arogancije ili egocentrizma, ali je puno bolje kada svoju poziciju ostvarite na elementima liderstva, karizme, prepoznavanja i slično.

• delegiranje posla, ili ostvariti zadatke kroz druge. Ovo naravno neće biti lako i to ne zato što će vam tim biti takav da nećete imati kome delegirati. Naprotiv, najvjerojatniji problem ćete biti upravo vi, jer na početku projekta ne znate i ne želite delegirati posao - vjerujući da ipak vi sami možete najbolje i najbrže obaviti određeni posao. Ali bez delegiranja nema pravog posla i najvažnije - nema mirnog odmora na Jadranu kada vam projekt ide punom parom dalje.

Znanje o trenutnim tehnologijama uključenim u projekt

Danas gotovo da nema projekta u koji nije uključena tehnologija. naravno, tehnologija ovdje definira široki raspon raznolikih "od programske podrške do mostogradnje" područja. Razumijevanje ovakvih tehnologija je i više nego nužno za uspješno postavljanje i završetak projekta - mada se uvijek postavlja pitanje koliko upravitelj projekta stvarno mora biti upoznat s tehnologijom odnosno poslovnim područjem koje projekt pokriva. Mora li upravitelj projekata izgradnje mosta biti kvalificirani projektant istih? Mora li upravitelj projekta izgradnje programskog rješenja biti sam vičan programer? Pitanje na koje nije lako dati odgovor. Nešto od toga sam i sam pokušao razjasniti u svojoj kolumni. Ako već nije specijalist evo male list nužno - dovoljnih tehnološko procesnih područja koje bi bilo dobro poznavati:

• dobro poznavanje osnovne tehnologije projekta (čime se već projekt bavi)

• površno poznavanje dodatnih tehnologija projekta (uvijek ih ima)

• poznavanje industrijske vertikale (industrije) u kojoj se/za koju se projekt odvija

• znanje pripreme detaljnih tehničkih / tehnoloških specifikacija rješenja

• znanje dizajniranja rješenja po standardima industrije

• poznavanje proizvoda / procesa koji se koriste u izgradnji rješenja

• upravljanje vlasništvom nad znanjem (intelectual property) i patentima

Životne vrijednosti malog Marka

Kao i svaka osoba na ovom svijetu, upravitelj projekta ima svoje osobne vrijednosti (values) koje ga definiraju kako u svojim tako i u očima drugih ljudi. Postoji cijeli niz definiranih vrijednosti kroz razna naučno i kvazi-naučna istraživanja, ali evo nekih koje bi trebale postojati barem u naznakama kod svakom upravitelja (d):

• iskrenost i integritet - od PMa se zbilja ne očekuje da iskrivljuje istinu (čitaj: laže) kad već odgovara u potpunosti za projekt. I nije to samo pitanje projekta, već i životno pitanje koje bi trebalo biti osnova svih odrednica koje vas prate kroz život.

• sposobnost sagledavanja "velike slike" - ovo baš i nije neka "vrijednost" više je mogućnost pojedinca. Ponekad se upravitelji izgube i previše vremena posvete pojedinim detaljima projekta - no za detalje su zaduženi članovi tima, a upravitelj je tu da bi ih vodio ka konačnom cilju. Budite lider.

• mogućnost upravljanja nepoznatim - zvuči kao da je došlo iz jeftinih horror filmova 80tih godina ali je zapravo točna definicija za ono čime se bavi upravitelj - pogledajte samo PMI PMBoK poglavlje "Risk Management". "Managing the Unmanagable" i slično odlike su ljudi koji mogu gledati u budućnost i koji mogu raditi projekcije mogućih događaja u svom projektu. Možemo li upravljati nepoznatim? Ne, ali možemo okolinu pripremiti upravo tako da smo potpuno spremni kada se "nepoznato" stvarno dogodi.

• procesno orijentirani - iako se ovdje radi o upraviteljima projekata (a znate što je projekt, za ne) sklonost procesima ovdje je od izrazite pomoći. Svaki korak upravljanja zapravo je niz prepisanih procesa i koraka unutar njih. Svaka sklonost improvizacijama ovdje je nepoželjna - jer onda idemo ka tome da je svaki novi projekt zapravo projekt izgradnje nove metodologije koje će poslužiti za stvarni projekt kojeg treba obaviti. Malo sam zakomplicirao, ali mislim da ste shvatili...

Ima li tu literature? Skripti? Makar i kopiranih?
 

Ponekad je tražiti knjigu o tome kakav treba biti upravitelj projekata kao tražiti iglu u plastu sijena. U boljim knjigama to možete pronaći eventualno na nekoliko stranica. Tako je i s domaćom, gotovo nepostojećom literaturom (ako isključimo priču o menadžerima i liderima kojima se bavi Ekonomski, čitaj dalje). Bolje tu stoji knjiga "Projektni menadžment" koju su napisali Mislav Ante Omazić i Stipe Baljkas. Da, da, odnedavno imamo i prvu hrvatsku namjensku knjigu o upravljanju projektima. Iako možda pisana "s visoka" bez većine praktičnih smjernica i primjera, očigledno više namijenjena općoj publici nego onima koji dnevno zarađuju kao upravitelji projekta (mada je više nego dobra za početnike u tome), ipak nešto više prostora posvećuje tome kakav bi upravitelj projekata trebao biti. To je i razumljivo - na Ekonomskom fakultetu u Zagrebu postoji jaka struja "mendžmenta" koji se bavi liderima, menadžerima i ostalim ekonomskim klasama - vidi: Srića, Tipurić, Sikavica... pa je logično da je ovaj dio knjige vrlo prateći tim razmišljanjima (iako nije na odmet napomenuti da se sadržaj gotovo u potpunosti temelji na PMBoKu - svaka sličnost je dobrodošla). A kad smo kod PMI-ja (PMBoK-a)...

Gdje je tu PMI?
 

PMI ovdje i nije baš nešto određen - iako su 2001 uveli u PMP ispit poglavlje koje se zove "Professional Responsibility" koje se de facto bavi vašim moralnim karakteristikama, u samoj bibliji, Project Management Book of Knowledge knjizi (PMBoK-u) ima tek nekoliko stranica posvećenih tome kakve kvalitete PM mora imati. Tako, već na samom početku knjige, gdje se uobičajeno nalaze opći, viši tekstovi o teoriji svemira, nalazi se stranica 15 (tiskano izdanje, 30 ako gledate elektroničko izdanje knjige) s poglavljima "1.5.4. General Management Knowledge and Skills" te "1.5.5. Interpersonal Skills" (a) koje daje uvid u odlike, te se tu i tamo, osobito u pregledu znanja o Human Resource Managementu, spomenu kvalitete osobe koja vodi projekt. Prilično čudno za organizaciju koja svoj HQ ima u USA, gdje zadnjih nekoliko godina vlada upravo fetišistički pokret vezan uz prava pojedinaca, raznolikost, poštovanje drugih i uvažavanje drugih kultura (b) itd. PMI se zapravo ovdje oslanja na nekoliko dokumenata koji vam možda jesu, a možda i nisu dopali pod ruku (baš i nisam čuo da su rado i lako čitljiva roba):

• PMI Member Ethical Standards, Member Code of Ethics, and Member Standard of Conduct

• PMI Member Ethics Case Procedures

• Project Management Experience and Knowledge: Self-Assessment Manual, Project Management Professional (PMP) Code of Professional Conduct

dok se znanja koja su potrebna za polaganje PMP ispita jednostavno mogu podijeliti u 5 velikih grupa, neznam da li je ispravno napisati - grupa znanja:

• Osiguravanje individualnog integriteta i profesionalizma

• Pridodavanje znanja u zajednički PM Knowledge Base

• Stalno unapređenje individualnih sposobnosti

• Usaglašavanje sa interesima Stakeholdera

• Interaktivna komunikacija na profesionalni i kooperativni način

Dakle, 0 bodova za PMI i 5 bodova za PMP (od 10, da budemo jasni) :).

Zagreb, 15.11.2005

P.S. Meni se ipak čini da bi u našim uvjetima upravitelj projekata nadasve trebao biti - snalažljiv. Naravno da sve treba krenuti iz unutarnjih vrijednosti, morala, etike i slično, ali kao što ste već upućeni, iste vrijednosti i nisu baš na cijeni u najljepšoj. Dakle, spoj jednog i drugog je nekako dobitna kombinacija koja može i na kratke i na duge staze polučiti uspjehe... Milane Bandiću, dodijelit ćemo ti počasno članstvo Udruge za projektni menadžment, ako u Zagrebu bude sve onako kako je najavljeno...

(a) kao što znate, PMBoK se ne može kopirati u svom PDF izdanju, pa ćete za samu referencu i više informacija ipak morati pogledati u svoju knjigu, odnosno u PDF izdanje koje ste dobili prilikom učlanjenja.
(b) s obzirom na ulogu svjetskog policajca kojeg prakticiraju u svijetu, ovo zvuči gotovo kao oksimoronska tvorevina u nečijem mozgu. No, imamo i mi Hrvati svoju riječ za tako nešto, a zove se - ... (autor zadržava pravo da vam tu informaciju prenese samo u 1:1 razgovoru).
(c) ovu informaciju možete pronaći u Rita Mulchacy "PMP Prep Exam in a Book" izdanju 2002, a zapravo je tamo lista i nešto već od ove koju ja ovdje navodim
(d) ovu informaciju možete pronaći u knjizi Gary R. Heerkens - "Project Management"